Strategisches Portfoliomanagement 2.0: Eine KI-gesteuerte Transformation

By | January 16, 2024

Gründer, Leiter SPM Innovation und AI bei Projektglobaler Technologieführer, der die Art und Weise modernisiert, wie Unternehmen Strategie und Umsetzung verbinden.

Der Übergang vom traditionellen Projektportfoliomanagement (PPM) zum strategischen Portfoliomanagement (SPM) markiert eine bedeutende Entwicklung in der Art und Weise, wie Unternehmen ihre Ausführung wichtiger Aufgaben und größerer Investitionen an umfassendere Geschäftsstrategien und über die statische Kategorisierung von Treibern hinaus ausrichten.

Diese Transformation, die von einem neunstufigen Prozess geleitet wird, der von der Forschung der Gartner Group inspiriert wurde, ist nicht nur eine Verfahrensänderung, sondern eine strategische Neuausrichtung. Das Aufkommen generativer KI-Technologien wie GPT-4 bietet die Möglichkeit, diesen Übergang weiter zu rationalisieren und so die Entscheidungsfindung und Produktivität zu verbessern.

Die Entwicklung von PPM zu SPM

PPM konzentriert sich auf effizientes Projektmanagement, aber oft fehlt es an der strategischen Ausrichtung, die in der heutigen dynamischen Geschäftslandschaft entscheidend ist. Wird sich das Thema des nächsten Jahres auf Rezession oder Wachstum konzentrieren? Wir wissen es einfach nicht und müssen beide Szenarien einplanen.

SPM schließt diese Lücke, indem es adaptive strategische Planung und Umsetzung integriert. Die Integration generativer KI-Technologien wie GPT-4 in diesem Bereich kann die strategische Ausrichtung weiter verbessern, indem sie prädiktive Analysen, automatisierte Berichte und Entscheidungsunterstützung in Echtzeit bietet.

Hauptmerkmale von SPM

Erstellen abwechslungsreicher thematischer Portfolios

SPM fördert die Entwicklung verschiedener strategischer Themen innerhalb von Portfolios, ein Prozess, der durch KI für Trendanalysen und Marktprognosen ergänzt werden kann.

Definition und Zuordnung von Portfolioelementen

KI-Technologien können dabei helfen, Beziehungen zwischen Portfolioelementen (Projekte, Epics, Ressourcen, Services) zu identifizieren und abzubilden und Erkenntnisse zu liefern, die als Leitfaden für strategische Entscheidungen dienen.

Verknüpfen und Querverweisen von Elementen

Querverweise zwischen Elementen in mehreren Portfolios können verborgene Verbindungen und Chancen aufdecken und so die strategische Überwachung verbessern.

Der 9-stufige Weg zu PMS

1. Definition und Zuordnung strategischer Elemente

Erläuterung: In diesem Schritt geht es darum, eine klare Hierarchie von Strategien, Ergebnissen und Zielen festzulegen. Es erfordert ein detailliertes Verständnis der Vision der Organisation und der strategischen Ziele, die sie erreichen möchte. Dieser Prozess ist von entscheidender Bedeutung, um die Entscheidungsfindung zu leiten und sicherzustellen, dass alle nachfolgenden Maßnahmen auf globale Ziele ausgerichtet sind.

KI-Enabler: KI kann historische Daten und Branchentrends analysieren, um die Entwicklung einer strategischen Hierarchie zu unterstützen und so die Ausrichtung auf interne Ziele und externe Marktbedingungen sicherzustellen.

2. Elementneutrale Portfolioerstellung

Erläuterung: Dabei werden mehrere Portfolios und Teilportfolios strukturiert angelegt, ohne bestimmte Elemente vorab zu definieren. Es geht darum, eine flexible Struktur einzurichten, die sich an verschiedene Arten von Projekten, Teams und strategischen Veränderungen anpassen kann.

KI-Enabler: KI kann optimale Portfoliostrukturen basierend auf Organisationsgröße, Art und strategischen Zielen vorschlagen und dabei verschiedene Szenarien und Ergebnisse berücksichtigen.

3. Dynamische Finanzierung und Investitionsmodellierung

Erläuterung: Dieser Schritt verlagert den Fokus auf finanzielle Aspekte und implementiert anpassbare Finanzierungsmodelle, die an strategischen Zielen ausgerichtet sind. Dazu gehört eine kontinuierliche Budgetplanung und -überwachung, die Anpassungen basierend auf Projektanforderungen und Marktveränderungen ermöglicht.

KI-Enabler: KI kann prädiktive Finanzmodelle und Budgetanpassungen in Echtzeit bereitstellen und so sicherstellen, dass die Finanzierung mit den strategischen Prioritäten und der Marktdynamik übereinstimmt.

4. Nachfragemanagement

Erläuterung: Das Nachfragemanagement besteht darin, eingehende Projektanfragen zu bewerten und sie an strategischen Zielen und Ressourcenkapazitäten auszurichten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter weiterhin den Aufgaben zugewiesen werden, die für die strategischen Ziele der Organisation am vorteilhaftesten sind.

KI-Enabler: KI kann Arbeit auf der Grundlage strategischer Ausrichtung priorisieren und mithilfe fortschrittlicher Algorithmen Empfehlungen zur Ressourcenzuweisung und Projektpriorisierung geben.

5. Adaptives Programmmanagement

Erläuterung: In dieser Phase liegt der Schwerpunkt auf der flexiblen Verwaltung von Programmen unter Verwendung adaptiver oder hybrider Ansätze. Dabei handelt es sich um inkrementelle Genehmigungen und Anpassungen von Programmen basierend auf sich ändernden Bedingungen und strategischen Veränderungen.

KI-Enabler: KI kann dabei helfen, prädiktive Roadmaps zu erstellen und Empfehlungen für adaptive Programmanpassungen bereitzustellen, wodurch die Agilität im Programmmanagement erhöht wird.

6. Dynamische Ressourcenplanung und Was-wäre-wenn-Modellierung

Erläuterung: Bei der dynamischen Ressourcenplanung und Was-wäre-wenn-Modellierung werden Auslastungsgrenzen für jedes Portfolioelement erstellt und Funktionen aggregiert. Beinhaltet Szenarioplanung zur Antizipation und Vorbereitung verschiedener Geschäftsbedingungen.

KI-Enabler: KI kann detaillierte Übersichten über Ressourcen erstellen und vorhersagen, welche Neueinstellungen je nach Rolle eingestellt werden sollten.

7. Skript für neutrale Elemente

Erläuterung: Dabei geht es darum, Roadmaps für Portfolioelemente zu erstellen, ohne den Schwerpunkt auf bestimmte Projekte, Arbeiten oder Ergebnisse zu legen. Hilft, Klarheit und Richtung im strategischen Planungsprozess aufrechtzuerhalten.

KI-Enabler: KI kann klare, datengesteuerte Roadmaps entwickeln und dabei vergangene Leistungen, Zukunftsprognosen und aktuelle Markttrends berücksichtigen.

8. Integrierte Verfolgung und Analyse von Portfolioelementen

Erläuterung: Dieser Schritt konzentriert sich auf die Verknüpfung von Portfolioelementen mit der Gesamtstrategie und die Verfolgung des Fortschritts bei der Zielerreichung. Dabei geht es darum, über die finanziellen Kennzahlen hinauszuschauen, um die wahre Auswirkung jedes einzelnen Elements zu verstehen. Viele Organisationen nutzen Objectives and Key Results (OKRs) als Ansatz, um Ziele greifbar zu machen.

KI-Enabler: KI kann die Nachverfolgung automatisieren und eine detaillierte Analyse von Portfolioelementen ermöglichen und Einblicke über Finanzdaten hinaus für ein umfassendes Verständnis der strategischen Auswirkungen bieten.

9. Umbrella-Plattform und Integration

Erläuterung: Der letzte Schritt stellt einen kontinuierlichen Informations- und Datenfluss über mehrere Managementtools hinweg sicher, darunter ERP-, Agile- und PPM/SPM-Tools. Es geht darum, ein zusammenhängendes Ökosystem für das strategische Management zu schaffen. Es handelt sich um eine Plattformentscheidung, die es den Menschen ermöglicht, mit verschiedenen Planungstools zu arbeiten.

Die Rolle der generativen KI in SPM

Generative KI, am Beispiel von Modellen wie GPT-4, kann SPM auf verschiedene Weise revolutionieren.

Automatisierte Datenanalyse und Berichterstattung

KI kann die Analyse großer Datenmengen automatisieren und Einblicke und Berichte in Echtzeit liefern, wodurch Zeit gespart und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler verringert wird.

Verbesserte Entscheidungsfindung

KI kann komplexe Datensätze verarbeiten, um strategische Empfehlungen bereitzustellen und Führungskräften dabei zu helfen, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen.

Prädiktive Analysen

Die Fähigkeit von KI, Trends und Ergebnisse vorherzusagen, kann bei der strategischen Planung von unschätzbarem Wert sein und dafür sorgen, dass Unternehmen immer einen Schritt voraus sind.

Erhöhte Produktivität

Durch die Automatisierung von Routineaufgaben kann KI den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich auf strategischere, hochwertigere Aktivitäten zu konzentrieren.

Herausforderungen meistern

Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen beim Übergang von PPM zu SPM ist das Fehlen einer detaillierten und messbaren Strategie. Es reicht nicht mehr aus, leitende Geschäftstreiber zu haben. Die für die Strategie Verantwortlichen müssen sich aktiv beteiligen und ihren kontinuierlichen Beitrag zu den Zielen, Grundlinien und Zielen des Unternehmens leisten.

Wenn dies gelingt, kann eine deutliche Verbesserung der Portfoliopriorisierung besser erreicht werden, da ausgewählte Initiativen vorab genehmigt werden, wenn sie sich aus der Strategie selbst ergeben. Auch andere Initiativen können zur Umsetzung ausgewählt werden, allerdings erst nach einer traditionellen Priorisierung, die sich auf den Geschäftsfall, den ROI, den Kapitalwert und andere klassische Kennzahlen konzentriert.

Abschluss

Die Integration generativer KI-Technologien wie GPT-4 in das strategische Portfoliomanagement stellt einen bedeutenden Fortschritt in diesem Bereich dar. Diese Technologien tragen nicht nur dazu bei, den Übergang von PPM zu SPM zu rationalisieren, sondern können auch Aspekte des Portfoliomanagements verbessern, von der Entscheidungsfindung und prädiktiven Analysen bis hin zur Ressourcenzuweisung und strategischen Ausrichtung.

Während sich Unternehmen auf diese transformative Reise begeben, bin ich davon überzeugt, dass die Nutzung der Leistungsfähigkeit der KI ein entscheidender Faktor bei der Verwirklichung strategischer Ziele und der Aufrechterhaltung eines Wettbewerbsvorteils in der sich ständig weiterentwickelnden Geschäftslandschaft sein kann.


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