Wie Kongresszentren Sicherheit, Logistik und betriebliche Effizienz priorisieren können

By | December 19, 2023

Bill Edwards ist ein pensionierter Armeeoberst, Irak-Kriegsveteran und Präsident für Bundes- und öffentliche Sicherheit Building Intelligence Inc..

Während sich die Städte in einer Zeit des postpandemischen Wachstums modernisieren, neue Technologien implementieren und noch nie dagewesene Benutzererlebnisse schaffen, ist das Kongresszentrum in vielerlei Hinsicht zu einem modernen Kongresszentrum geworden Der Puls der modernen Smart City.

Ich glaube, dass dies in allen großen Ballungsräumen der Fall ist. Daher sind Sicherheit, Logistik und betriebliche Effizienz wichtige Überlegungen für Betreiber, da die Zahl der Massenversammlungen zunimmt und diese Einrichtungen das ganze Jahr über an jedem Tag für Veranstaltungen gebucht werden. So sieht es aus.

Sicherheit

Sicherheit beginnt mit einer gut entwickelten Bedrohungs-, Schwachstellen- und Risikobewertung (TVRA). Die TVRA ist eine informative Studie, die in mehrere Hauptteile gegliedert ist und die realistischen und verhältnismäßigen Bedrohungen für das Unternehmen, die kritischen Vermögenswerte, die geschützt werden müssen, die Schwachstellen dieser kritischen Vermögenswerte sowie Empfehlungen zur Risikominderung ermittelt, die das mit den Bedrohungen verbundene Risiko verringern.

TVRA hilft Entscheidungsträgern dabei, den entscheidenden nächsten Schritt zur Verbesserung der Technologie zu bestimmen, der immer einen Kapitalaufwand und eine Investition darstellt. Sobald die Technologie bestätigt ist, können Betriebspläne, Richtlinien und Verfahren entwickelt werden, um die allgemeine Sicherheitslage der Einrichtung zu unterstützen.

Kongresszentren sind ein kompliziertes und komplexes Geschäftsmodell. Die meisten sind täglich für die Öffentlichkeit zugänglich, da an diesen Orten etwa 365 Tage im Jahr Veranstaltungen stattfinden. Dies führt zu einer Herausforderung bei der Zugangskontrolle.

Den meisten Menschen ist nicht bewusst, dass die Zugangskontrolle in zwei Hauptkategorien unterteilt ist: Mitarbeiter, Eigentümer und Besucher. Die meisten Zutrittskontrollsysteme konzentrieren sich ausschließlich auf die „bekannte“ Entität, nämlich das Eigentümerteam, das nur 50 % der Lösung ausmacht. In Kongresszentren ist der Back-of-House-Betrieb ein entscheidender Einrichtungsbetrieb. Auf diesen Bereich sollten Kongresszentrumsbetreiber ihre Anstrengungen konzentrieren und ein Programm entwickeln, das perfekt zu ihren Zugangskontrollanforderungen passt. Hier sind einige Schritte, um dies zu tun:

1. Überprüfen Sie die TVRA auf kostenlose/kostengünstige Optionen, die den Zugang zur Rückseite des Hauses und „unbekannten“ Besuchern ermöglichen. Dies könnte eine Überprüfung der Richtlinien und eine Neufassung der Betriebsabläufe sein, die das bestehende Zugangskontrollsystem nutzen, um die Sensibilisierung für ein Programm zu unterstützen.

2. Aktuelle Technologien prüfen.

3. Überprüfen Sie das aktuelle Zugangskontrollsystem und ermitteln Sie die Integrationsanforderungen, um die Anforderungen des Zugangskontrollprogramms zu erfüllen, indem Sie sich ein Bild von allen „unbekannten“ Entitäten machen, die vor Ort ankommen, und dem Zweck ihrer Anwesenheit dort. Dazu können Frachtlieferungen, tägliche Lieferungen und Besucher außerhalb des Messepublikums gehören.

4. Erwägen Sie die Integration und Aktivierung von Technologien, die durch kontinuierliche Attributüberprüfungs- und Bewertungsmechanismen zur Verbesserung der Sicherheit beitragen können. Eine vertrauenswürdige Zugriffsverwaltung verwandelt beispielsweise die „unbekannte“ Entität in einen registrierten „bekannten“ Besucher. Dies kann dazu beitragen, Schwachstellen im internen Betrieb zu reduzieren und das Risiko unbefugter Zugriffe oder Verstöße zu minimieren.

Dieser Ansatz schafft die Möglichkeit für ein ganzheitliches „Zugangskontrollprogramm“ und nicht einfach ein Zugangskontrollsystem, das nur „bekannte“ Entitäten oder Mitarbeiterinhaber mit Ausweisen erkennt.

Logistik

In Kongresszentren sind logistische Abläufe eine Hauptfunktion des Geschäftszwecks. Kongresse, Messen und Veranstaltungen sind alle von der Lieferung und dem Versand der für die Veranstaltung erforderlichen Fracht geprägt.

Die Rationalisierung der Logistik ist eine wichtige Aufgabe zur Reduzierung der Koordinationskomplexität. Es ist wichtig, Echtzeitverfolgung, Ressourcenzuweisung und sofortige Kommunikation zu nutzen, um einen reibungslosen Ablauf von Veranstaltungen sicherzustellen. Durch die Gewährleistung einer optimalen Nutzung der Laderampe und die Minimierung von Verweilzeiten und Staus stellt das Kongresszentrum das System auf Erfolgskurs.

Die Logistik ist die Grundlage des Betriebs eines Kongresszentrums und aus koordinativer Sicht sehr komplex. Intuitiv ist die Lieferung von Fracht zur Unterstützung von Kongressen und Messen ein Großereignis, das regelmäßig an diesen Orten stattfindet. Es sind viele Personen und Organisationen beteiligt, die einer internen und externen Koordination bedürfen.

Es ist wichtig, die Art und Weise zu überprüfen, wie Betriebsabläufe geschrieben sind, damit für alle Parteien Klarheit darüber besteht, wie große Fahrzeuge Zugang zum Gelände erhalten und wie sie auf dem Grundstück kontrolliert werden. Der zeitnahe Austausch von Informationen über die herkömmliche Methode mit Bleistift und Klemmbrett hinaus ist für viele Unternehmen zu einer Anforderung geworden. Einfache Aufgaben, nämlich zu wissen, wo man einsteigt, wo man parkt und wo man zum Entladen und Packen parkt, können kompliziert werden, wenn das System nicht die richtigen Werkzeuge verwendet. Hier sind einige einfache Erinnerungen für den Anfang:

1. Definieren Sie alle Stakeholder, einschließlich interner und externer Einheiten. Dies ist ein wichtiger Schritt und sollte methodisch angegangen werden.

2. Organisieren Sie eine Reihe von Treffen, die den Ort für gemeinsame Diskussionen vorbereiten, bei denen Betriebspläne, Richtlinien, Verfahren und Technologieunterstützungstools überprüft werden, was eine sehr gesunde Kultur demonstrieren wird.

3. Darüber hinaus bietet dieser Ansatz die Möglichkeit für eine Bottom-up-Überprüfung des Logistikprogramms und bereitet die Bühne für neue Ideen, die auf die Optimierung des „Wie“ bei gleichzeitiger Nutzung des kollektiven Wissens der Stakeholder-Gemeinschaft ausgerichtet sind.

Operationen

Heutige Kongresse oder Messen sind der Schwerpunkt unzähliger Aktivitäten, die ein gewisses Maß an Fachwissen erfordern, um die laufenden Inbound- und Outbound-Bedürfnisse effektiv zu verwalten. Diese internen Abläufe sind Drehtüren für Menschen und den öffentlichen Nahverkehr.

Dazu müssen die Mitarbeiter an diesen Standorten zusammenkommen, um langfristige Roadmaps zu planen, zu budgetieren und umzusetzen, die sich in manchen Fällen über Jahre und nicht über Monate erstrecken. Wie wird das gemacht und was ist nötig?

1. Verfolgen Sie einen umfassenden Ansatz für Sicherheit und ganzheitliches Verkehrsmanagement/-verständnis. Hierzu zählen der Personen- und Fahrzeugverkehr.

2. Konzentrieren Sie sich auf das „Wie“ der täglichen Abläufe und nutzen Sie die Gemeinschaft der Stakeholder, um Möglichkeiten für Verbesserungen und Erfolg zu schaffen. Nutzen Sie Daten, um Entscheidungen zu unterstützen.

3. Informieren Sie das gesamte Team über ein ganzheitliches Zugangskontrollprogramm, das „bekannte“ und „unbekannte“ Einheiten gleichermaßen berücksichtigt.

4. Verbinden Sie Kapitalinvestitionen (Technologie) mit Betriebsplänen, Richtlinien und Verfahren. Denken Sie darüber nach, wie synergetisch all diese Maßnahmen sind.

Abschluss

Wenn Sie ein Kongresszentrum betreiben, ist es wichtig zu wissen, dass Sie das Zentrum der modernen Smart City sind. Wenn Sie Ihre Pläne für das kommende Jahr entwickeln und sich auf interne Abläufe konzentrieren, denken Sie über ein umfassendes Zugangskontrollprogramm nach, das Sicherheit, Logistik und betriebliche Effizienz in den Vordergrund stellt. Lassen Sie uns das Gespräch fortsetzen.


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